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Smart Working: gli elementi base per essere efficienti lavorando da casa

Una maggiore soddisfazione per il bilanciamento tra vita privata e lavoro e un minore tasso di assenze dal lavoro si traduce in un aumento della produttività del 3-4%. Questi i principali vantaggi dello Smart Working. Ma per farlo funzionare come si deve, la prima regola fondamentale è chiarire le regole dello Smart Working.

La recente emergenza sanitaria che ha coinvolto il nostro Paese legata alla diffusione del Covid-19, il cosiddetto Coronavirus, ha contribuito a riaccendere l’attenzione mediatica su un tema già da tempo molto dibattuto: lo Smart Working.

Un fenomeno in continua crescita, ancora di più in questi giorni appunto, sotto la spinta dell’emergenza Coronavirus e delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione della stessa. Come indicato nel DPCM dell’11 marzo 2020, infatti, si raccomanda “il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

Sulla base di questa disposizioni, centinaia di migliaia di persone si sono ritrovate, dall’oggi al domani, a dover lavorare da casa.

È a tutti gli effetti il più grande esperimento di lavoro a distanza mai attuato nel nostro Paese. Ma senza un’adeguata preparazione, i problemi in termini di organizzazione e stress che questa situazione può generare sono molti e da non sottovalutare perché possono ripercuotersi in modo significativo sui livelli di produttività.

Passare a una modalità di lavoro in regime di Smart Working infatti non significa semplicemente lavorare da remoto, ma è una vera e propria rivoluzione che coinvolge persone, spazi, cultura manageriale e strumenti da utilizzare. È un percorso di trasformazione profonda dell’intera organizzazione aziendale che ridefinisce le modalità di vivere il lavoro da parte di tutte le persone coinvolte. Ma soprattutto cambia completamente il sistema di valutazione del lavoro, basato non più sulla presenza fisica ma sugli obiettivi da raggiungere e quindi sui risultati prodotti e la performance finale.

In questa fase di cambiamento, le difficoltà incontrate possono essere molteplici, dalla difficoltà di percepirci al lavoro, aggravata magari da una sensazione di isolamento rispetto al team di lavoro, alla difficoltà di concentrazione. Non ultima la difficoltà organizzativa che può portarci a essere inconcludenti o al contrario a ritrovarci sopraffatti dall’attività lavorativa.

Ecco perché è importante conoscere quali sono gli elementi base per continuare a essere efficienti anche lavorando da casa. Le principali aree di attenzione sono essenzialmente 5:

  • 1. Personale
  • 2. Ambiente
  • 3. Condivisione
  • 4. Modalità di lavoro
  • 5. Modalità di coinvolgimento

Vediamole nello specifico.

Area personale

È importante innanzitutto partire da noi stessi e introdurre una nuova routine quotidiana che comprenda tanto gli impegni lavorativi quanto quelli personali. Questo è un aspetto fondamentale perché lavorando da casa psicologicamente non c’è più una netta separazione tra lo spazio di lavoro e quello personale, quindi se nell’organizzazione quotidiana non includiamo anche le attività personali rischiamo di mandare in tilt il sistema. Questa routine deve comprendere il fatto di svegliarsi in anticipo rispetto all’orario di inizio di lavoro e prendersi il giusto tempo per fare colazione, dedicarsi alla cura personale e possibilmente fare anche un po’ di attività motoria (come una semplice sequenza di stretching) per attivare tanto il corpo quanto la mente. Un aspetto da non sottovalutare è l‘abbigliamento. Vestirsi come se dovessimo andare in ufficio ci permette psicologicamente di prepararci ad affrontare molto meglio la performance lavorativa e quindi di essere più produttivi e concentrati.

Ambiente

L’ideale sarebbe riuscire a ricrearsi una spazio separato dagli altri da dedicare solamente allo svolgimento dell’attività lavorativa, quindi una stanza con la scrivania e tutta l’attrezzatura necessaria dove potersi chiudere e isolare. Se questo non fosse possibile, l’importante è cercare di organizzare al meglio lo spazio a disposizione in modo da ricreare comunque una sorta di divisione tra spazio lavorativo e spazio personale. Quindi se anche non abbiamo una postazione di lavoro dedicata, ma lavoriamo sul tavolo della cucina, l’importante è che negli orari di lavoro sul tavolo siano presenti solo oggetti che rimandano alla sfera lavorativa, quindi, per intenderci niente tovaglia e niente resti della colazione ancora in giro. Va da sé che in termini di efficienza è assolutamente da evitare il fatto di lavorare dal divano o peggio ancora dal letto!

Un altro aspetto molto importante su cui porre attenzione, in accordo anche con il Feng Shui, l’arte cinese millenaria che si occupa di studiare l’energia degli ambienti, è la collocazione nella stanza della postazione di lavoro. In particolare, è importante che questa non preveda di avere una porta o una finestra alle spalle perché +questa configurazione indurrebbe una parte del nostro inconscio a essere continuamente in allerta nel timore di essere “attaccati” non sapendo cosa succede dietro di noi. Anche in questo caso è possibile adottare un piccolo trucco nel caso in cui non fosse possibile prevedere una collocazione differente della nostra postazione: basta infatti apporre uno specchio di fronte a noi che ci permetta di avere sempre sotto controllo quello che succede alle nostre spalle.

Condivisione con i coinquilini

Da questo punto di vista ciò che dobbiamo fare è molto semplice, ovvero concordare e stabilire delle regole o dei segnali chiari e ben definiti con le persone con cui conviviamo,
che permettano loro di comprendere che quando siamo in una determinata modalità – es. porta chiusa, con le cuffie, cartello con orari, etc. – a tutti gli effetti è come se fossimo in ufficio e che devono comportarsi di conseguenza. Nel caso in cui dovessero interagire con noi, ci possono contattare tramite messaggio o nel caso di emergenza con una chiamata. Ma soprattutto quello deve essere il segnale che non possono interromperci a loro piacimento.

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Modalità di lavoro e Coinvolgimento

Come dicevamo prima, lavorare a distanza prevede la necessità di un’organizzazione ancora più puntuale.

Ora, dato che noi non lavoriamo in un pronto soccorso, nella nostra modalità di lavoro le emergenze non dovrebbero esistere. Una delle regole generali dovrebbe proprio essere “No al lavoro di emergenza sia al lavoro di urgenza” ma in realtà organizzando correttamente il lavoro, potenzialmente possiamo anticipare anche le urgenze prima che diventino tali.

Nello specifico per organizzare al meglio il lavoro in team è importante adottare alcuni semplici accorgimenti come:

● L’utilizzo di tool di Project Management.

● Il corretto utilizzo delle chat di progetto che devono contenere solo ed esclusivamente informazioni inerenti lo specifico progetto in oggetto.

● Lo scambio di documenti in apposite cartelle in cloud. Inoltre, nel caso in cui sia necessario effettuare delle call, è bene fissare sempre tanto l’orario di inizio quanto quello di fine, così come l’ordine del giorno.

A livello personale, invece per restare focalizzati e limitare al massimo le distrazioni esterne è bene:

● Organizzare il lavoro in blocchi ben definiti, come suggerisce la famosa tecnica del Pomodoro ovvero un metodo di gestione del tempo ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo. Mettiamo capitolo per spiegarla rapidamente?

● Togliere le notifiche Push dallo smartphone (a meno che queste non siano strettamente necessarie allo svolgimento del progetto a cui stiamo lavorando).

Siccome però, si sa, siamo “animali sociali”, anche se a distanza è bene pensare e organizzare dei momenti e degli spazi specifici di tipo ludico finalizzati a garantire un po’ di svago e perché no, affiatare maggiormente il team.

La tecnica del Pomodoro La Tecnica del Pomodoro, sviluppata verso la fine degli anni Ottanta dallo studente italiano Francesco Cirillo, nasce con lo scopo primario di ottimizzare la gestione del tempo aumentando la capacità di concentrazione. Questa strategia ci insegna a considerare il tempo, invece che come un nemico capace di generare stress e tensioni (soprattutto in presenza di scadenze), come un valido alleato
pronto a consentirci di realizzare qualunque genere di attività migliorando al contempo il processo di lavoro.

Questa tecnica è tanto semplice quanto efficace.

● Scegliamo un’attività da completare.

● Ogni ciclo di lavoro ha una durata di 25 minuti.

● Al termine di ogni ciclo facciamo una pausa di 5 minuti (possibilmente lontano da qualsiasi device).

● Ogni 4 “pomodori” ci prendiamo una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Per renderla ancora più incisiva è bene preferire un timer analogico rispetto a uno digitale e posizionarlo preferibilmente lontano da noi così da essere “costretti” ad alzarci per spegnerlo. Inoltre, appena suona il timer dobbiamo interrompere l’attività a cui stavamo lavorando. Evitiamo quindi di finire la frase che stavamo scrivendo o la specifica attività che stavamo facendo. Questo ci aiuterà nel momento in cui riprendiamo il ciclo successivo, a rientrare in attività molto più rapidamente e con maggiore semplicità riuscire a riprendere quella concentrazione che avevamo lasciato.

Come questa trasformazione in atto si evolverà, solo il tempo ce lo può dire, certo è che lo Smart Working può offrire grandi vantaggi, sia in termini di abbattimento di costi fissi per le aziende che in termini di un miglior bilanciamento degli impegni personali e lavorativi.

Dietro questo momento potrebbe quindi nascondersi la grande opportunità di migliorare il nostro di stile di vita a patto di affrontare questo cambiamento in modo responsabile e con la giusta consapevolezza.

Note sull’autore:

Manabe Repici.

Definito uno “stratega” oltre che un imprenditore, vanta un’esperienza di lavoro in modalità Smart Working da oltre 15 anni, svolto lavorando da casa e in famiglia anche viaggiando in più di 40 nazioni.

In questi anni ha coordinando con successo team di lavoro fino a 40 persone collocate anche in continenti differenti. . Per essere maggiormente efficienti nello Smart Working, è fondamentale imparare come sfruttare al meglio il proprio telefono per comunicare in video, sia per gestire al meglio le conference call, sia per realizzare video efficaci.

Per imparare velocemente quali sono gli aspetti fondamentali di questa modalità comunicativa, puoi scaricare gratuitamente la Guida Definitiva per Video Efficaci con il Telefono che contiene anche una pratica checklist in 12 step, andando a questo link