Ottimizzare Capex e Opex
Ma su cosa si concentra l'interesse dei clienti che decidono di intraprendere questa evoluzione del parco di stampa? Due, osserva Ricoh, appaiono essere gli elementi chiave, quello del risparmio e quello del miglioramento del flusso documentale.
Anche se la riduzione di Capex e Opex appare comunque predominante, stante la situazione economica incerta, vi è un forte legame tra i due punti. Migliorare il flusso documentale può non avere un effetto immediato sui costi sul piano del Capex, ma può contribuire a migliorare la produttività, ridurre i costi dovuti ad errori, migliorare il rapporto con i clienti e quindi tradursi in un beneficio di medio termine.
In sostanza, il miglioramento del flusso documentale comporta in genere un risparmio economico significativo nei costi di produzione dei documenti ed aumenta la produttività complessiva. Ad esempio,, il risparmio può essere ottenuto sia diminuendo i costi di creazione e distribuzione dei documenti che spostando le risorse umane che prima si occupavano di quelle attività verso lavori più strettamente connessi al core business dell’azienda.
I principali driver per l'adozione di servizi documentali (fonte IDC)
In pratica, quello che viene chiesto ai fornitori IT è a cui, osserva De Felice, Ricoh ha voluto are una risposta, è di sviluppare soluzioni per intraprendere un percorso virtuoso che permetta di ridurre le spese inutili, concentrarsi sulla propria attività principale ed esternalizzare eventualmente tutto il resto a costi certi e predeterminati.
Una evoluzione non sempre facile
Il passare da una gestione completamente in house ad una basata su servizi gestiti è una evoluzione del modo di interpretare l'IT aziendale, soprattutto nel caso delle flotte di stampa e di gestione documentale di ampie dimensioni, che non è però sempre visto con entusiasmo all'interno dell'azienda, e in alcuni casi anche da parte del personale IT.
Esistono in effetti fattori di resistenza più o meno giustificati o razionali, alcuni obiettivamente connessi alla propria posizione lavorativa, che devono essere superati, perché una tale migrazione implica il dover modificare abitudini consolidate, ad esempio per quanto concerne le modalità di produzione dei documenti.
Gli irrigidimenti verso il nuovo sono frequenti e per superare le possibili resistenze le aziende fornitrici hanno sviluppato proprie strategie. Ricoh ad esempio, ha allestito dei veri e propri servizi aggiuntivi alla gestione del parco macchine e del flusso documentale concentrati sul Change Management. L'obiettivo primario che si è posta con lo sviluppo di questi servizi è di supportare il personale del cliente a fronteggiare le nuove soluzioni architetturale e adattarsi ai nuovi e più efficienti processi che ne derivano. Peraltro, osserva Ricoh, è una attività che può essere realizzata in corso d’opera, senza interrompere se non in minima parte le attività aziendali che si desidera ottimizzare.
Tuning continuo dei servizi
I servizi di gestione implicano in ogni caso un forte rapporto tra personale aziendale e personale del fornitore. Se è il fornitore che ha la padronanza delle tecnologie e sul come spremere da esse il massimo dei benefici, è solo il personale dell'azienda che può avere la immediata percezione che non si stiano ottenendo i benefici nella scala desiderata o che qualcosa non funzioni come dovrebbe, oppure che con qualche aggiustamento si potrebbe ottenere ancora di più di quanto previsto.
Per far fronte a questa esigenza Ricoh, ha evidenziato De Felice, ha definito dei modelli ch prevedono interventi periodici, momenti in cui viene fatta una fotografia della situazione ed esaminata attentamente. Segue poi, se si evidenzia necessario, una fase di tuning che permette di mantenere il livello di SLA previsto.
E' un approccio che di solito prevede incontri in cui il punto centrale non verte sul fatto se si debba o meno acquistare nuovi dispositivi, ma sul come possano essere ulteriormente modificati i processi per ottenere ulteriori risparmi economici e benefici nel proprio core business. E', peraltro, anche il momento per rilevare il livello di soddisfazione degli utenti e individuare esigenze che potrebbero essere sorte nel frattempo. Quello dell'utente soddisfatto, osserva Ricoh, è un punto essenziale per far si che un progetto di MPS abbia successo.