Quasi 7 dipendenti su 10 non hanno a disposizione gli strumenti giusti per svolgere le proprie mansioni, e solo 1 spazio di lavoro su 10 è attrezzato in modo efficace: a dirlo è l'ultimo rapporto di Jabra sul lavoro ibrido e sullo stato dell'equipaggiamento dei collaboratori.
Il passaggio a modello operativi ibrido e remoto ha creato nuove esigenze e sfide per la produttività che le aziende devono risolvere il prima possibile. Secondo il report, oggi il 66% delle riunioni si svolge in modalità online o ibrida, quindi occorre rivedere l'equipaggiamento dell'ufficio e dei dipendenti.
Le sale per i meeting vengono utilizzate in modo diverso rispetto a prima della pandemia ma non tutte sono ancora pronte per accogliere le nuove modalità di videoconferenza; il risultato è che, usando tecnologie inadeguate, le riunioni sono tutt'altro che produttive.
I risultati dell'indagine di Jabra confermano questa difficoltà: nel partecipare a una riunione con colleghi che si uniscono da remoto, il 50% dei dipendenti sceglierebbe il computer portatile alla scrivania invece di una sala dotata di video.
Del resto la maggior parte delle sale non è neanche progettata per i meeting ibridi: solo una su dieci è dotata di soluzioni di videoconferenza. Anche quando ci sono, le persone non si sentono a proprio agio nell'utilizzarle.
Riprogettare le sale riunioni per garantire meeting efficaci
Per aiutare i dipendenti a scegliere le sale video e massimizzare la produttività delle riunioni è necessario riprogettare gli spazi e dotarli di sistemi di video bar e altre soluzioni mirate.
Il primo obiettivo è garantire che tutti possano vedere ed essere visti, oltre che sentire ed essere ascoltati: le riunioni devono essere coinvolgenti sia per i dipendenti in presenza che soprattutto quelli a distanza, per rendere il team più coeso.
In secondo luogo, nel ridisporre gli spazi delle sale bisogna considerare l'integrazione della tecnologia, quindi valutare il campo visivo della videocamera e posizionarla in modo da catturare tutti i partecipanti nell'inquadratura.
Infine, bisogna assicurarsi che i dipendenti sappiano usare la tecnologia a disposizione prima di imporgliela; in tal senso può essere utile prevedere delle guide facilmente consultabili o anche vere e proprie sessioni di formazione.
“L'adozione di una nuova tecnologia non è un processo agevole, ma un piccolo sforzo per facilitare la transizione può portare lontano. Sono fermamente convinto che la maggior parte delle imprese possa non solo ottimizzare gli spazi preposti, ma anche migliorare notevolmente l'efficienza delle riunioni in modalità ibrida. Assicurandosi che le sale e i dipendenti siano attrezzati per una “nuova era” di riunioni, le aziende possono favorire un'esperienza lavorativa ancora migliore per i dipendenti che tornano in ufficio”, commenta Luca Barbarossa, Regional Product Manager Sud EMEA di Jabra.