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Fatturazione Elettronica, da obbligo a opportunità

A partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica in Italia diventerà obbligatoria per quasi tutti, restando facoltativa per i regimi dei minimi e forfettari, ma anche in questo caso il regime fiscale agevolato non esonererà dall’obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione e dei soggetti privati obbligati. Anche i fornitori saranno  normalmente tenuti a emettere le fatture elettroniche ponendo, pertanto, ognuno di noi nella posizione di dover gestire tale flusso di dati. In pratica questa contingenza imporrà l’utilizzo della fattura elettronica più spesso di quanto si sia portati a credere, anche in caso di regimi fiscali non tenuti per legge. Circostanza che suggerisce un immediato adeguamento.

In sostanza non potrai più emettere fatture come fatto sino ad ora, consegnarle nei modi tradizionali o creare semplicemente un PDF, ma sarai costretto a generare un file nel famoso, quanto contestato, formato XML, che dovrai firmare digitalmente, inviare al Sistema di Interscambio entro 10 giorni dall’emissione e conservare a norma per 10 anni.

Si rilevi, a questo riguardo che, contrariamente a quanto diffuso anche da fonti autorevoli, solo una corretta conservazione digitale e una altrettanto attenta sottoscrizione digitale, escludono l’insorgere di problematiche in caso di accertamenti. In particolare la firma digitale è il mezzo più sicuro per garantire le caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità  e immodificabilità previste per legge.

Abbandonando definitivamente la speranza di una proroga che non ci sarà, cerchiamo ora di capire per tempo cosa dobbiamo fare per adeguarci e quali mezzi abbiamo a nostra disposizione per semplificarci la vita.

Le opzioni prospettabili sono, sostanzialmente, tre:

  1. affidarci completamente al nostro Commercialista e/o alla soluzione da lui proposta;
  2. utilizzare il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate;
  3. valutare un servizio che ci consenta di riuscire a inviare e ricevere nel modo più semplice possibile le fatture elettroniche e ci dia le garanzie di cui abbiamo parlato rendendoci, di fatto, autonomi.

Affidarsi al Commercialista è la scelta più immediata ma, certamente, non quella più economica anche a fronte dell’impossibilità di affrancarsi da tale soluzione garantendosi autonomia e indipendenza.

Utilizzare il sito dell’Agenzia delle Entrate è l’opzione sicuramente più economica, in quanto gratuita, ma costringe a procedure lente e farraginose, non ottimizzate e non in linea con le esigenze di rapidità, semplificazione e ottimizzazione dei processi richiesti dall’attuale mercato.

La terza soluzione (la più avveduta) è trovare un servizio che abbia i requisiti necessari di cui abbiamo precedentemente parlato e che sia in grado di consentire a ogni professionista di emettere una fattura elettronica e di farlo in tempi brevi.

Non è in linea con l’evoluzione dei tempi che si debba oggi dipendere da un Professionista per emettere e ricevere le fatture e non è altresì recepibile una soluzione fatta di procedure estremamente complesse e/o interminabili compilazioni manuali che portano ad errori tanto imprevedibili quanto inevitabili.

Il software deve permettervi di cogliere le opportunità che la fatturazione elettronica offre, e quindi avere necessariamente i seguenti requisiti:

  1. Permettere un’emissione rapida e semplificata;
  2. Offrire un servizio completo, sia al cliente sia al suo Commercialista/Consulente;
  3. Automatizzare quanto più possibile ogni singola attività;
  4. Gestire tutti i documenti, sia in ciclo attivo (inviarli), sia in ciclo passivo (riceverli), con apposito codice telematico;
  5. Intervenire proattivamente nella risoluzione di qualsiasi problema possa verificarsi durante le operazioni di invio o ricezione:
  6. Notificare puntualmente l’utente, con chiarezza e certezza di recapito;
  7. Archiviare a Norma AgID per 10 anni tutti i documenti, conservati anche nei casi di disdetta;
  8. Offrire un servizio sempre puntuale e preciso, attraverso una adeguata assistenza;
  9. Un prezzo congruo.

La maggior parte delle Software House tende a ottimizzare i costi, riducendo sia le attività di analisi e programmazione sia le proprie responsabilità, fornendo moduli che dovete compilare in ogni sua parte con l’ovvia conseguenza che risulta, ancora una volta, a carico dell’utente finale l’onere di condurre la maggior parte delle procedure previste. A tutto concedere, risulta ancora molto difficile realizzare un software che faccia al posto vostro tutto quello che può essere dedotto, calcolato, controllato o automatizzato e che risolva tutte le problematiche che possono essere gestite senza il vostro intervento. Tutto questo è molto complesso e richiede non solo specifiche competenze, ma anche la volontà e la serietà di investire tempo e risorse per fornire un prodotto finale duttile e intuitivo, disegnato per mettere al centro l’utente finale, anziché le ragioni economiche delle Software House. Se all’esigenza di semplificazione si aggiungono i requisiti di completezza a un prezzo congruo, la ricerca di una soluzione perfetta può diventare un vero e proprio miraggio.

Prima di mostrarvi cosa siamo riusciti a realizzare in questi ultimi anni e perché lo abbiamo fatto, evidenziamo alcuni punti cardine della fatturazione elettronica.

A luglio, in concomitanza con l’avvio della FE (Fattura Elettronica) per la filiera dei carburanti, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione una serie di strumenti come il QR-Code e la gestione dell’indirizzo telematico sul proprio portale, un indirizzo che ogni operatore economico dotato di P.IVA avrà la necessità di indicare per essere certo di ricevere dove desidera le fatture elettroniche dei suoi fornitori.

E’ molto importante capire come tutto questo funziona e come deve essere gestito, riorganizzando quindi i propri processi in chiave digitale, vediamo perché:

Come avviene oggi per il recapito di una fattura ordinaria all’indirizzo della nostra sede legale, o nella nostra casella PEC, domani avverrà per le FE all’indirizzo telematico scelto, cioè tutte le fatture saranno recapitate a quell’indirizzo, con la certezza di una ricevuta di consegna inviata dal Sistema di Interscambio. Questo significa che il cliente non potrà più dirmi di non aver ricevuto la mia fattura, esattamente come oggi avviene per la consegna di una PEC. Allo stesso modo potrò accorgermi di qualsiasi fattura emessa nei miei confronti, sbagliata o “a mia insaputa”, permettendomi di contestarla. Ciò che è importante sapere è che l’indirizzo che andremo a indicare sul sito dell’Agenzia delle Entrate avrà priorità su quello specificato in fattura, così da consentire sempre un corretto recapito, anche nei casi in cui il fornitore lo avesse indicato in modo errato. Inoltre, qualora doveste variarlo a seguito della decisione di cambiare provider, potrete aggiornarlo senza doverlo comunicare ai fornitori. Per registrare l’indirizzo telematico sul sito dell’Agenzia delle Entrate, dovrete essere in possesso dello SPID; potrete richiedere che tale comunicazione sia fatta dal vostro intermediario.

Compreso il funzionamento di questo delicato passaggio, passiamo alla descrizione della piattaforma FatturaPRO.click di Gestisco Italia per raccontarvi come è nata.

Tutto inizia nel 2014, con la richiesta di diversi professionisti (Avvocati) che si rivolgono a noi perché incapaci di inviare le fatture elettroniche al Ministero di Giustizia con le soluzioni presenti sul mercato.
Da allora, una volta individuata quella che si è rivelata essere una esigenza in via di diffusione, abbiamo dato vita a una nuova piattaforma consentendo a Professionisti e Imprese di emettere e ricevere fatture elettroniche con semplicità e rapidità. A oggi la piattaforma vanta quasi cinque anni di fatturazione elettronica verso la PA, due anni per quella B2B (con incluso il ciclo passivo) e conta una platea di quasi 5000 utenti estremamente soddisfatti del servizio, oltre a una preziosa integrazione con migliaia di sistemi POS, siti e-commerce e diversi software gestionali realizzati da Partner d’eccellenza nello sviluppo di soluzioni semplici ed efficaci per Hotel, Bar e Ristoranti.

FatturaPRO.click è un servizio online che non è necessario installare sul proprio computer, è accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo (computer, tablet o smartphone), è molto semplice da usare e consente di inviare la fattura con pochi passaggi, delegando tutta la parte del calcolo dei totali, casse, iva, split payment e quant’altro alla piattaforma. Da qui il nome del progetto, ideato e sviluppato per essere efficace con pochi click.

La piattaforma è stata interamente sviluppata con lo scopo di essere molto semplice sotto tutti gli aspetti, sin dalla registrazione dell’utente.

L’unicità del servizio risiede proprio nel fatto che la quasi totalità delle informazioni è inserita e calcolata automaticamente dal sistema a partire dalle impostazioni del proprio profilo, lasciando a carico dell’utente unicamente la necessità di inviare e stampare la fattura, anche in PDF, con il proprio logo e un’intestazione personalizzata con titolo, sottotitolo, sito web, email, sede legale e operativa e dati REA, se presenti.

Così dal punto di vista operativo, rispetto a prima, non cambia nella sostanza quasi nulla.

Le opzioni di personalizzazione non si limitano all’header del PDF ma consentono anche la personalizzare del footer con note a margine e note a piede.

La piattaforma è in costante evoluzione ponendosi al servizio delle realtà emergenti, nell’ultimo anno ha infatti consentito a Utenti e Partner di connettersi a un network in costante crescita, in grado di fornire strumenti e servizi di integrazione dedicati a Commercialisti, Software House e System Integrator, con lo scopo ultimo di creare un’esperienza Utente unica.

È possibile provare il servizio attivando, gratuitamente e senza impegno, un pacchetto base che permette una fatturazione ordinaria illimitata e l’emissione di 10 fatture elettroniche.

La piattaforma invia in conservazione ogni documento (sia attivo sia passivo) che transita per il SdI, in modo totalmente automatico e ne garantisce la conservazione a norma AgID per 10 anni, come previsto dalla normativa. L’archivio digitale a Norma è collocato in Italia, presso conservatore accreditato AgID. In qualsiasi momento il documento può essere scaricato dall’archivio di conservazione ed esibito unitamente alle relative notifiche.

Un aspetto molto importante per chi ha un gestionale che genera autonomamente gli XML, è la possibilità di poterli importare sulla piattaforma per inviarli. In quest’ultimo caso saranno dapprima controllati, poi firmati e gestiti fino alla conservazione con garanzia di avere immediato riscontro di eventuali anomalie che ne potrebbero determinare il rifiuto.

Viceversa, è possibile, grazie alle molteplici funzionalità aggiuntive (gestione Pratiche/Preventivi/Ordini/DDT, Fatturazione massiva a fine mese, Magazzino, RiBa, Pagamenti personalizzati, Statistiche, Agenti, firma grafometrica e molto altro) sostituire il proprio software gestionale, avendo a disposizione uno strumento che non si limita alla sola fattura elettronica, ma consente di gestire la propria attività, riorganizzando tutti i processi in veste digitale.

Un altro aspetto che rende la piattaforma completa, e quasi del tutto unica, è la possibilità di effettuare anche una conservazione sostitutiva dei documenti di acquisto cartacei. Risulta, pertanto, possibile portare in conservazione le fatture di acquisto di fornitori esteri, oppure scontrini e ricevute di cui non è possibile ricevere una fattura elettronica. Con FatturaPRO.click potremo così dire addio definitivamente alla carta.

Allo stesso modo, è possibile importare documenti già trasmessi in autonomia, o da un altro intermediario per vostro conto, come accade per le fatture GSE e garantire anche per questi una corretta conservazione.

Sono per questo state avviate relazioni molto importanti e attività di certificazione a tutti i livelli e per tutti i processi con il Network dei Commercialisti e l’Agenzia delle Entrate, allo scopo di rendere la piattaforma uno strumento di archiviazione e connettività tra Imprese, Professionisti e Stato, che possa servire a uno scambio dei dati fiscali automatico e sicuro, nel pieno rispetto delle normative sulla Privacy e conformità al GDPR.

I Commercialisti possono usufruire di un account amministrativo per la gestione pratica e veloce delle posizioni dei propri clienti, con cui è possibile accedere alle diverse utenze per offrire loro consulenza e/o esportarne autonomamente in modo massivo i documenti inviati e ricevuti, senza doverli richiedere o sollecitare.

Ai Partner (Software House e System Integrator) è fornito un account “Partner” con cui è possibile creare utenze a essi collegate per permettere una totale integrazione tra i loro software/servizi e FatturaPRO.click, consentendo così un’esperienza utente che riduca al minimo operazioni manuali.

Grazie alle molteplici funzionalità erogate a mezzo Web Services è possibile per qualsiasi utente (Professionista, Impresa o Software House) integrare facilmente la propria soluzione, piattaforma, software gestionale, pos o portale e-commerce con tutti i servizi erogati da Gestisco Italia, dalla fatturazione elettronica fino alla conservazione digitale di qualsiasi genere di documento, dalla PEC ai log (come richiesto dal GDPR), fino ai registri fiscali.

Per qualsiasi esigenza siamo sempre a completa disposizione affinché la fatturazione elettronica non sia vissuta solo come un obbligo e quindi semplicemente come la conversione di formato del documento (da PDF a XML) ma una vera e propria rivoluzione digitale che consenta ad un’intera rete di Professionisti ed Imprese di lavorare in sinergia verso un futuro migliore, digitalizzando davvero.