Se generalmente ogni utente gestisce controlla solo le proprie email, talvolta è utile usare account condivisi (famigliarossi@gmail.com, unpiccolonegozio@gmail.com).
Tra le opzioni del profilo è possibile impostare la funzione "condividi account", permettendo l'accesso alla propria posta ad altri utenti autorizzati. Con questa funzione le email ricevute da un account collegato al proprio saranno visualizzabili nella propria cartella di posta ricevuta. Alcune famiglie e aziende possono scegliere questa funzionalità per gestire un account comune oltre a quelli personali.