Si può migliorare lo smart working con un assistente vocale?

Un insieme di Echo Show 5 al centro dell'organizzazione del lavoro di redazione. È l'esperimento che abbiamo attuato nelle ultime settimane con un obiettivo: dare all'espressione "smart working" un significato vero, concreto, non semplicemente legato all'esigenza di lavorare da casa imposta dall'emergenza sanitaria. Del resto questa situazione straordinaria ha rappresentato una sfida anche per noi di Tom's Hardware, che abbiamo sì un team in parte già abituato a operare a distanza, ma che solitamente si interfaccia con una sede fisica e con un contesto fatto di centinaia di eventi dal vivo nel corso dell'anno.

Ci siamo improvvisamente trovati ad avere a che fare, letteralmente, con decine e decine di appuntamenti virtuali nel corso della settimana: da un lato i rapporti con i brand (fatti di anteprime, conferenze e tavole rotonde sui temi digital) si sono spostati online; dall'altro lato è cresciuta l'esigenza di coordinarci tra noi della redazione per non perdere le fila della parte editoriale, continuando a garantirvi l'enorme mole d'informazione a cui ormai siete abituati.

Ognuno di noi ha provato a gestire tutto questo in maniera soggettiva, utilizzando software e dispositivi a cui era già abituato prima dell'emergenza. Dopo i primi due mesi è stato evidente come questo approccio impedisse di far combaciare i flussi di lavoro delle varie figure della redazione, spesso inconsapevoli del restante contesto lavorativo.

I problemi riscontrati

L'aumento esponenziale degli appuntamenti, le scadenze e le videocall di allineamento ha spiazzato un po' tutti. Lo smart working forzato ha creato una serie di problemi:

• appuntamenti mancati per via della quantità e la mancanza di uno strumento attivo che ricordasse le scadenze, soprattutto per chi non era abituato allo smart working;
• troppi strumenti: dopo un paio di settimane ci siamo ritrovati a utilizzare, letteralmente, tutti gli strumenti di comunicazione remota. Un messaggio su WhatsApp, un altro su Slack, una riunione su Google Meet, l'altra su Skype, su Teams, Zoom, WhereBy, etc. Non sono state poche le occasioni in cui si è sentito dire "ti stavo aspettando sull'altro strumento";
• il carico di lavoro è aumentato, e di conseguenza la quantità di scadenze. Non tutti sono abituati a lavorare con un gestore di attività, di conseguenza sono aumentate le dimenticanze. C'era chi segnava tutto su un foglio o un'agenda, chi pensava di ricordarselo, e chi prendeva troppi appunti su un software, senza ricordarsi di inserire anche una scadenza. Non è banale, è normale dimenticarsi di fare un'azione, come impostare un promemoria, quando si è immersi in un'attività e improvvisamente si aggiunge una nuova scadenza.

Questi sono solo alcuni dei nuovi problemi nati con lo smart working forzato, ma sono stati sufficienti a diminuire l'efficienza del team.

Perché Echo Show 5

Alcuni di noi utilizzavano già un servizio vocale, Alexa o Google, per le attività lavorative. Ci siamo quindi chiesti se l'introduzione ufficiale come strumento di lavoro potesse aiutare a risolvere i problemi sopra citati. Abbiamo quindi deciso di effettuare questo esperimento e abbiamo scelto come prodotto l'Echo Show 5. Il motivo della scelta è semplice: è il dispositivo con servizio vocale e dotato di schermo e webcam più economico del mercato. In quanto esperimento, non volevamo fare un investimento troppo impegnativo, soprattutto perché la quantità necessaria sarebbe stata elevata.

Commento: Ammetto la mia titubanza iniziale verso i servizi vocali, ma Amazon Echo Show 5 si è rivelato un ottimo compagno di lavoro, sorprendendo pure un’incredula come me. Dal design discreto e minimale, Echo Show 5 ha subito trovato posto nella mia postazione (un po’ incasinata) da smart working, dandole anzi un tocco in più. Giulia Sedassari

Addio agli appuntamenti mancati

Per prima cosa abbiamo tutti sincronizzato la nostra Gmail aziendale con Echo Show 5. Questo ha consentito al dispositivo Amazon di poter avere accesso al calendario lavorativo di ciascuno di noi, con un duplice vantaggio: ogni mattina, semplicemente pronunciando la frase "Alexa, ricordami gli appuntamenti della giornata", siamo stati informati di tutte le videochiamate, riunioni on-line e conferenze in streaming da gestire nelle 24 ore; in più, impostando un apposito avviso, 30 minuti prima dell'impegno il servizio vocale inviava un reminder dell'attività.

 Qualcuno di voi potrebbe dire: ma non basta lo smartphone ? No. Ognuno di noi utilizza lo smartphone per una miriade di azioni ed è abituato a sentire continuamente avvisi di ogni tipo, e l'attenzione che si pone a questi avvisi è scarsa. Inoltre spesso veniva usato per chiamate e videocall, e a volte silenziato proprio per non essere continuamente disturbati. Di conseguenza crediamo che un dispositivo stand alone possa attirare in maniera più efficace l'attenzione, soprattutto se lo si considera uno strumento unicamente di lavoro, cosa che non succede con lo smartphone. Andrea Ferrario

In seconda battuta, ciascuno di noi ha abbinato a Echo Show 5 il proprio software di gestione delle attività. Tanti di noi, ad esempio, utilizzano l'applicazione Todoist per la gestione di promemoria e scadenze lavorative (e non solo), che ha la sua apposita skill nella piattaforma di Alexa. Poter ricevere avvisi in merito alle consegne di progetti commerciali, articoli, recensioni e rientro presso gli uffici stampa delle decine di dispositivi che ci vengono inviati in prova, si è rivelato essere un complemento fondamentale alla nostra attività, a prescindere dal periodo di lockdown.

Un solo strumento per comunicare

Il sistema di messaggistica interna ad Alexa è diventato il nostro strumento di comunicazione interna ufficiale, affiancandosi al sempreverde Slack. Poter inviare una nota vocale a un collega al volo, senza dover necessariamente passare dallo smartphone, è davvero una grande comodità. Discorso analogo per le videochiamate, che ci hanno consentito di mantenere quel contatto visivo che risulta importante anche e soprattutto a livello umano. Questo con una chicca che è piaciuta soprattutto alle ragazze della redazione: poter escludere a piacimento la webcam grazie a un'apposita levetta meccanica, un sistema "perfetto se si è in borghese senza trucco e parrucco" come sottolineato dalle nostre quote rosa.

Commento: Durante le ore di lavoro mette della musica per me (ho sempre lavorato ascoltando musica), aggiunge attività al mio task manager favorito (la skill di Todoist è davvero preziosa!), mi ricorda gli impegni del giorno e aggiunge eventi al calendario. Tutte cose che posso fare semplicemente parlando, e posso farle proprio perché lo smart working significa (anche) che non ho colleghi intorno da disturbare con i comandi vocali che impartisco ad Alexa. Valerio Porcu

In merito alle videochiamate è emerso un aspetto di Echo Show 5 sicuramente migliorabile. Infatti - considerando l'inclinazione della scocca - o lo si posiziona con estrema cura sul tavolo, oppure ci si compra un supporto a parte. Diversamente, l’inquadratura difficilmente sarà quella corretta per una call professionale, in quanto viene colto troppo l'ambiente circostante a discapito del volto del soggetto. Nulla comunque che ne comprometta l'usabilità.

Prima di questa introduzione le comunicazioni tra lo staff avvenivano con i mezzi più disparati. Chiamate classiche, chiamate o videochiamate WhatsApp, chat o chiamate Skype, Facebook Messenger, etc. Spesso questi software venivano utilizzati sullo smartphone, con la spiacevole conseguenza di essere raggiungibili praticamente in qualunque momento, anche quando magari ci si assentava qualche minuto per andare in bagno. Pregi e difetti dello smartworking.

Commento: Col passare dei giorni ho imparato a sfruttare meglio il servizio vocale. In primis ho iniziato ad usarlo per messaggi veloci da mandare ai miei colleghi, cercando di preferire questo sistema ad una classica mail o messaggio Whatsapp. Ho provato le chiamate vocali al posto di una chiamata al telefono, sempre per comunicazioni veloci o per organizzare attività di vario genere, trovandomi piacevolmente sorpreso dalla qualità sia del microfono sia degli speaker integrati nel dispositivo. Lorenzo Carli

Insomma, nell’insieme c’è un buon numero di piccole operazioni che si risolvono con un veloce comando vocale, dove prima sarebbe stato necessario almeno qualche click. Questo è senza dubbio un piccolo miglioramento del workflow quotidiano - un ambito nel quale una maggiore efficienza, anche se contenuta, può fare la differenza.

Non solo lavoro

Tutto questo senza dimenticare le funzionalità di Echo Show 5 che esulano dall'ambito lavorativo: ascoltare musica in streaming attraverso servizi come Spotify, controllare eventuali dispositivi di domotica presenti in casa, ordinare prodotti su Amazon, effettuare una ricerca su un qualsiasi argomento, ascoltare la radio. Queste operazioni non sono chiaramente legate all'ambito lavorativo, ma sono state una bella sorpresa soprattutto per chi non aveva mai provato un servizio vocale prima. Ricordiamo che abbiamo dotato tutti i collaboratori di Tom's di un Echo Show, anche chi non si occupa direttamente di tecnologia ma assolve ad altre funzioni aziendali.

Commento: Voglio bene ad Alexa da quando ho scoperto che sa dirmi anche le date d’uscita dei prossimi videogiochi. In fondo in fondo, alcuni li starà aspettando impazientemente anche lei. Stefania Sperandio

Come è andata?

Per quanto ci riguarda l'esperimento è riuscito. Non abbiamo risolto tutti i problemi, perché per lavorare bene in smart working bisogna prima di tutto cambiare il proprio approccio alla giornata, abituarsi ai nuovi ritmi e convivere con il rimanere da soli in casa per molte ore, qualcosa a cui non si è abituati se per tutta la vita si è lavorato a stretto contatto con altre persone. Ci ha tuttavia aiutato a migliorare l'attività, con molte meno dimenticanze e soprattutto un solo canale ufficiale di comunicazione.

Commento: Ai vostri occhi Echo Show 5 potrebbe sembrare poco più che una cornice smart, di quelle che si mettono sul comodino per rivedere in loop le ultime foto di famiglia: il punto è che oltre lo schermo, oltre l’oggetto, c’è l’interazione uomo-macchina che, oggi come oggi, ha trasceso il futuribile ed è diventata presente. Come ogni rivoluzione tecnica, tutto questo va sperimentato prima di essere davvero capito. Raffaele Giasi

Ha reso più efficace sia la coordinazione con gli altri membri della propria azienda dotati di un dispositivo simile – complice la possibilità di avviare una call mentre magari si rimane impegnati sulla tastiera, senza muovere nemmeno un dito – sia l’organizzazione delle proprie mansioni, grazie alla buona coordinazione con Calendar e alla facilità con cui si arricchisce la lista delle cose da fare.

Se vi trovate nella condizione descritta in apertura a questo articolo, vi suggeriamo di dare una chance ai servizi vocali all'interno della giornata lavorativa, qualsiasi sia il modello che decidiate di utilizzare.

Echo Show 5 ha un prezzo di listino di 89,99 euro. Oggi è disponibile in offerta su Amazon a questo indirizzo.