Senza arrivare a una vera e propria forma di burocrazia, le procedure aziendali sono spesso complicate e intricate, soprattutto quelle relative al flusso dei documenti.
Proprio per snellire tali pratiche e per semplificare i processi di document management, 24 Ore Software, attraverso il proprio brand Esa Software, ha rilasciato un nuovo aggiornamento di Dms24.
Quest'ultimo, come spiegano i responsabili del prodotto, basato sulla definizione dei flussi che descrivono l'iter di approvazione e/o comunicazione di ogni tipo di documento e sulla profilazione dei singoli utenti o ruoli aziendali, permette di diffondere e notificare tutte le informazioni aziendali ai diretti interessati, in tempo reale e ovunque ci si trovi.
Sempre a detta dell'editore, nel nuovo aggiornamento sono state introdotte funzionalità che rendono più flessibile il protocollo dei documenti, secondo le specifiche esigenze: il nuovo template per la creazione del Protocollo promette, infatti, di facilitare la costruzione della numerazione desiderata sia dei nuovi documenti che di quelli pregressi.
Screenshot di Dms24
Molte novità sono all'insegna della semplificazione delle opzioni e dei filtri di ricerca attivabili, secondo criteri di ricerca più intuitivi che in passato: per esempio, come evidenziato da 24 Ore Software, è possibile ricercare un documento attraverso l'opzione "settimana scorsa" o "mese scorso", quando non fosse certa la data a cui risale.
Ancor più chiaramente è possibile rilevare se un documento porta con sé allegati o meno, attraverso opportune evidenziazioni e c'è la possibilità di abbinare dei "tag" ai documenti e ai singoli allegati, potendo effettuare ricerche attraverso questi stessi tag o "parole chiave".
Inoltre, a seconda del tipo documento è possibile definire tag che determinano regole di validazione per gli allegati a essi associati: come, nel caso di una pratica assicurativa, allegati come la scansione di una patente, di un certificato medico o di un tagliando assicurativo possono essere contraddistinti dal tag "constatazione amichevole" e attivare quindi l'iter di validazione e/o archiviazione specifico.
L'editore tiene a sottolineare che molte sono le altre funzionalità che semplificano e rendono più efficace l'operatività: è possibile importare ed esportare dati con Office, "tracciare" le operazioni effettuate in modo da recuperare in qualsiasi momento una info o un documento, configurare ogni singola cartella del server di posta affinché ogni mail ricevuta sulla cartella crei uno documento specifico, ricercare velocemente tra i documenti di una pratica, salvare in automatico ogni modifica al layout di un documento, creare manualmente una lista di distribuzione, avere un portale di content management più sicuro per la condivisione dati verso l'esterno.
Infine, pure importante è la possibilità di dare la benestariazione sui pagamenti in e/ready ed e/impresa, i gestionali con cui Dms24 si integra nativamente.
Dms24 è certificato per Microsoft SQL Server 2012.