I nuovi strumenti di collaborazione aziendale puntano a sfruttare i principi mutuati dai public social network nella collaboration business-to-business. Dai social network i produttori di soluzioni cercano di prendere il meglio, soprattutto in termini di interfaccia utente, di facilità e di una familiarità d'uso mutuata dall'esperienza dei dipendenti nella loro vita quotidiana.
I potenziali vantaggi a disposizione sono innumerevoli se correttamente sfruttati.
Le tecnologie di social collaboration possono rendere più facile identificare le competenze delle persone e le loro conoscenze, migliorare la qualità della conoscenza attraverso "crowdsourcing" e l'inserimento di commenti e assistenza provenienti da nuove fonti, aiutare le persone a lavorare insieme portando anche partner e fornitori all'interno delle discussioni e accelerare le relazioni con i clienti attraverso una comunicazione in tempo reale.
Tutto ciò superando i confini organizzativi, fisici, culturali, generazionali e geografici e aggirando i colli di bottiglia di comunicazione legati all'utilizzo di differenti dispositivi.
A livello di adozione va poi osservato come la forza trainante che guida l'implementazione di molti progetti di social collaboration non sia solitamente o comunque non in modo prevalente legata ai reparti IT.
Più spesso, in linea con le best practice suggerite dai principali analisti, la spinta giunge dal lato corporate, con dirigenti che cercano di migliorare l'efficienza aziendale, di brainstorming collaborativo e lavoro di gruppo.
È interessante notare come le analisi di mercato e i sondaggi indichino anche che in modo crescente la domanda di social collaboration è guidata da utenti e da iniziative user-driven, dimostrando che le esigenze dei dipendenti stanno cominciando ad acquisire peso nelle decisioni strategiche e nella visione di business delle aziende.
Si tratta anche di una dimostrazione del fatto che i lavoratori cominciano a percepire dei vantaggi per la loro attività lavorativa nell'utilizzo delle tecnologie di social collaboration come mezzo per condividere conoscenze, lavorare insieme, collegarsi e accelerare l'apprendimento.
Condividere la conoscenza, per chi lavora in una grande azienda, significa trovare ciò che gli serve e che troppo spesso è rinchiuso nella mente, nelle cartelle, nelle e-mail o nelle liste di distribuzione private, condivise da poche persone e, in ogni caso, all'interno di silos di informazioni separati tra loro.
La social collaboration contribuisce ad abbattere questi silos e a condividere questa conoscenza nascosta, fornendo una piattaforma aperta e un ambiente che favorisce l'interazione tra le persone e, inoltre, permettono alle persone di rimanere costantemente aggiornate sulle informazioni che gli interessano.
Tecnologie di social collaboration possono anche accelerare notevolmente la formazione dei dipendenti attraverso strumenti come micro-blog, wiki e condivisione di video che possono efficacemente supplire a lezioni e conferenze per aiutare i dipendenti a familiarizzare rapidamente su argomenti che devono poter padroneggiare nel loro lavoro.
L'adozione di strumenti social si dimostra anche particolarmente idonea per attivare, integrare e collegare rapidamente la forza lavoro a seguito di un'acquisizione o di una fusione.