La dematerializzazione è un processo che porta benefici alle aziende sia dal punto di vista economico, perché consente di risparmiare sui costi di stampa, (foto) copia, spedizione, conservazione e smaltimento della carta, sia perché consente una migliore gestione dei processi ricerca dei documenti archiviati in digitale. Di questi aspetti si è parlato nel corso dell'evento Key4Paperless, che si è tenuto a Milano, focalizzato sulla firma dei documenti digitali e la dematerializzazione, durante il quale sono state presentate le novità a livello normativo e le soluzioni offerte dagli sponsor dell'evento, ItAgile, Credemtel, Namirial e Land.
Sebbene convertire in digitale i documenti cartacei aziendali sia un vantaggio, e numerose realtà siano interessate a capire come e se è possibile procedere con l'avvio di processi di dematerializzazione dei documenti, esistono ancora delle barriere all'adozione che sono rappresentate sia dalla scarsa propensione a modificare processi amministrativi ormai consolidati, ma anche dalla normativa che per alcuni aspetti è ancora in corso di definizione, anche se sono stati fatti numerosi passi avanti tanto da consentire a molte aziende e pubbliche amministrazioni di iniziare a sfruttare le tecnologie presenti sul mercato.
L'esigenza di portare le aziende italiane e la Pubblica Amministrazione a un livello di maggiore efficienza con l'aiuto delle tecnologie e quindi agevolare la semplificazione e digitalizzazione dei processi amministrativi, ha portato alla nascita del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD-Decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 e successive modifiche).
Sempre con l'obiettivo di creare valore ai cittadini e alle imprese è stato istituito l'Ente nazionale per la digitalizzazione della PA, DigitPA, con funzione progettuale e operativa, che ha dato vita a Gruppi di Lavoro che si occupano di definire le 'Regole Tecniche e Linee Guida' relative ai principali argomenti che sono oggetto del CAD, tra cui: la formazione del documento informatico, il sistema di conservazione e la gestione dei flussi documentali; le identità digitali e la firma digitale.