Documenti e contenuti aziendali in primo piano:flussi strutturati e piattaforme integrate le nuove priorità
Un recente studio condotto da IDC su un campione di 500 imprese italiane, presentato in collaborazione con FileNet, società leader nell'Enterprise Content Management, ha messo in luce la diffusa esigenza di integrare fra loro archivi cartacei ed elettronici, collegandoli ai processi di business che li movimentano e alle varie applicazioni aziendali.
L'analisi della quantità di archivi, cartacei ed elettronici, presenti nelle aziende, ha riscontrato innanzitutto la frammentazione delle informazioni. Il 42% delle aziende intervistate infatti possiede da 2 a 5 archivi cartacei e il 28% più di 10; inoltre il 40% è dotato di un numero che varia da 2 a 5 archivi digitali e il 33% oltre i 10. Oggi si assiste dunque a una presenza di archivi massiccia, indipendentemente dalla dimensione dell'azienda, e in molti casi archivi cartacei e digitali coesistono e si sovrappongono.
Il livello di integrazione degli archivi è ancora basso: solo il 25% degli archivi digitali e l'8% di quelli cartacei sono completamente integrati attraverso un unico sistema di accesso e di gestione. Tuttavia si registra un progressivo investimento a favore della loro integrazione, già a partire dal 2004.
Per gestire al meglio i dati contenuti negli archivi aziendali, è tuttavia importante trasformarli in informazioni e rendere l'informazione conoscenza. Gli strumenti oggi a disposizione delle aziende che vogliono gestire in maniera efficace, sicura ed efficiente i dati sono le soluzioni di Enterprise Content Management, che possono creare un unico repository di dati strutturati e non strutturati.
Secondo la ricerca condotta da IDC, il 28% delle aziende intervistate utilizzano soluzioni per la gestione dei contenuti aziendali e il 25% ne prevede l'uso nel 2004; come priorità più importante in questo campo è vista l'integrazione con altri applicativi (56%). Nel 2004 le imprese del campione intendono concentrarsi soprattutto sulla creazione di flussi strutturati e integrati e su una piattaforma unica per tutti i contenuti aziendali.
Secondo gli intervistati, i principali benefici derivanti dall'utilizzo di una soluzione di ECM sono: un miglioramento dei processi interni di creazione e aggiornamento dei documenti (85%), una gestione centralizzata e un maggiore controllo sulla qualità dei contenuti (65%), la sicurezza per l'accesso e conservazione dei file (60%).
"Il nuovo paradigma della gestione dei contenuti si basa pertanto sul concetto di documenti che si rendono attivi all'interno di processi integrati, grazie a una piattaforma unica che interagisce con i sistemi informativi aziendali" afferma Carlo Stellati, Vice President Sud Europa, Medio Oriente e Africa di FileNet.
Per rispondere a queste esigenze FileNet propone la piattaforma FileNet P8, la prima sul mercato che integra strettamentente tra loro i contenuti e i processi di business e consente la connessione con altri sistemi e applicazioni IT, aumentando l'efficienza della struttura e riducendo i costi operativi. Alla base di P8 c'è il concetto di "active content" che permette di riconoscere attraverso i contenuti il verificarsi di un evento, e innescare di conseguenza, azioni e processi all'interno e all'esterno dell'azienda.