Accettare o rifiutare MSN, Gmail & Co?
Secondo Gartner gli strumenti di comunicazione gratuiti oggi a disposizione di qualsiasi ragazzino in un Internet cafè sono più efficienti, nella maggior parte dei casi, di quelli introdotti nelle grandi aziende pagando milioni di euro. I vari MSN, Skype, Gmail, Myspace, Youtube sono esempi eclatanti di servizi a disposizione di tutti ma che possono portare maggiore produttività anche alle aziende.
Spendere denaro in tecnologie e policy per bloccare siti e servizi consumer come Gmail o Myspace è uno spreco di risorse. Normalmente queste attività hanno lo scopo di evitare che i dipendenti perdano tempo sul posto di lavoro. I fannulloni però rimangono tali, che abbiano accesso o meno a Youtube.
Andy Kyte, Vice Presidente di Gartner Research, chiarisce il concetto con una battuta: "mettiamo che il reparto IT si faccia in quattro per bloccare tutti i servizi web che possono risultare in una potenziale diversione dal lavoro. Chi non vuole lavorare però potrebbe passare il tempo risolvendo Sudoku. Quando i dipendenti arrivano in azienda controllate se hanno la Settimana Enigmistica in tasca?".
Andy Kyte enfatizza il rapporto tra rischi e benefici delle nuove tecnologie.
Stephen Prentice, visionario e Vice Presidente Gartner, raccomanda di fare molta attenzione alle tecnologie consumer usate dai dipendenti. "Non bloccatene l'uso a priori. Chiedetevi prima perché un dipendente usa un determinato servizio. Potrebbero esserci motivi legati a produttività ed efficienza".
Normalmente gli utenti aziendali infatti non forzano il sistema per divertimento ma perché li sta intralciando nel loro lavoro di tutti i giorni. Per esempio, se molti utenti di un'azienda usano spesso Gmail può essere semplicemente perché vogliono ricevere o inviare grandi file, cosa che magari è impossibile con la mail aziendale. Quindi o spendi mezza mattinata a spezzare i file che vuoi spedire in molte email oppure usi Gmail e te la cavi in pochi minuti. Il reparto IT in questo caso deve capire il problema e risolverlo in due modi. Aumentando la dimensione della casella aziendale o, perché no? Semplicemente accettando l'uso di Gmail, guadagnando così un servizio migliore a costo zero.
Del resto, come puoi creare un'organizzazione innovativa e agile se ritieni che gli strumenti più innovativi sul web non abbiano valore nel tuo business?