A 16 anni di distanza dal suo lancio in Italia, la Posta Elettronica Certificata (PEC) raggiunge numeri record di attivazioni ed utilizzo. Lo testimoniano i dati diffusi dall’Agenzia per l’Italia Digitale che pubblica regolarmente statistiche relative all’uso della PEC, e nell’ultimo bimestre Maggio – Giugno 2021 ha contato 13.308.289 caselle attive, in crescita del 14% rispetto allo stesso periodo dello scorso anno.
Un ulteriore dato rilevante in questo monitoraggio è relativo al numero di messaggi PEC scambiati, che rappresenta il miglior indicatore circa l’utilizzo e la diffusione dello strumento: sono 433.876.519 nel bimestre preso in considerazione, il 13% in più rispetto ad un anno fa.
Numeri davvero considerevoli, in linea con i dati complessivi del 2020: i messaggi scambiati in un anno, infatti, sono stati superiori a 2 miliardi e 260 milioni con una media di quasi 6,2 milioni di messaggi PEC scambiati al giorno.
“Questi dati consacrano la PEC come uno degli strumenti digitali di maggior successo dell’era Internet – ha commentato Stefano Sordi, Direttore Generale di Aruba, leader nel settore con oltre 8 milioni di caselle PEC attive – la Posta Elettronica Certificata è riuscita negli anni a dare vita ad un rigoglioso sistema di comunicazione destinato a cambiare e migliorare le abitudini di milioni di italiani, incentivando il processo di dematerializzazione documentale, l’abbandono della carta, il risparmio di tempo e la riduzione degli spostamenti, e quindi dell’inquinamento".
Ma la PEC è destinata a trasformarsi ulteriormente, per essere di supporto ad un bacino d’utenza ancora più ampio. È stato già dato il via, infatti, ad un iter che consentirà a chiunque di utilizzare la propria PEC nelle comunicazioni con la PA o verso utenti, enti ed imprese europee.
Visto il suo imminente ingresso in Europa, quindi, Aruba ha voluto raccontare le tappe del percorso evolutivo della PEC attraverso una roadmap (l’infografica è disponibile a questo link) che ne sottolinea i principali traguardi degli ultimi anni e che di fatto stanno portando questo strumento verso l’interoperabilità europea.
Nel 2018 arrivano le linee guida di AgID in seguito all'esigenza di adottare delle misure necessarie a garantire la conformità dei servizi di Posta Elettronica Certificata al regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and Trust Services). Nasce così un Gruppo di Lavoro italiano allo scopo di definire le Regole Tecniche per adeguare la Posta Elettronica Certificata ai Servizi di Recapito Certificato Qualificato.
Nel 2020, viene proposta la prima Common Service Interface, ossia un’infrastruttura che deve essere condivisa e comune tra i diversi operatori anche oltre confine nazionale: il comitato tecnico ESI (Electronic Signatures and Infrastructures) riceve ed esamina le richieste del Gruppo di Lavoro italiano per integrare lo standard REM e garantire l’interoperabilità tra i Trust Service provider d’Europa.
Il documento tecnico viene presentato alla commissione ETSI (European Telecommunications Standards Institute) che lo accoglie favorevolmente. Inizia il percorso di integrazione e modifica dello standard. Nel 2021 viene approvata la REM Baseline da parte del comitato tecnico ESI (Electronic Signatures and Infrastructures): le proposte del Gruppo di Lavoro italiano sono quindi recepite dallo standard.
A questo si aggiunge l’approvazione della Baseline di migrazione dalla PEC alla REM con la definizione delle diverse strategie di passaggio al nuovo servizio di recapito certificato qualificato, rispettando la conformità allo standard REM ed al Regolamento eIDAS.
Recentemente sono stati condotti i Plugtest per l'interoperabilità sullo standard REM tra 40 soggetti, 15 paesi europei, 4 paesi extra-europei e 5 istituzioni governative e i risultati di tali interazioni e test sono stati recepiti all’interno del documento “REM Services” con le Policy sui Criteri di adozione degli Standard ETSI. Infine, a fronte della proposta di revisione del Regolamento eIDAS (eIDAS 2.0), ESI ha pubblicato una prima bozza contenente gli standard che verranno introdotti.
Lo standard REM, modificato e integrato grazie al lavoro del Gruppo di Lavoro AgID, diventerà lo standard ufficiale per i servizi di Recapito Certificato eIDAS basati su protocolli di posta elettronica.
«I processi burocratici in Italia necessitano di una strategia di semplificazione mirata, che può partire solo dalla digitalizzazione e dall’innovazione degli strumenti. In quest’ottica, la Posta Elettronica Certificata rappresenta un’opportunità per rilanciare la competitività del sistema Paese» ha sottolineato Stefano Sordi, Direttore Generale di Aruba.
«La sicurezza e la validità legale offerte dalla PEC contribuiscono a snellire i procedimenti amministrativi, con l’obiettivo di accelerare ogni processo, e a breve potranno farlo anche al di fuori dei confini nazionali. Per questo, l’evoluzione pan-europea di questo strumento sempre più moderno rappresenta un’area prioritaria di intervento».
L'intervista a Gabriele Sposato
«Il cuore del servizio di PEC di Aruba è rappresentato dal fatto che la Posta Elettronica Certificata ha valore legale e ciò che determina tale valore è la certezza dell’invio e dell’avvenuta consegna del messaggio, analogamente a quanto avviene con una raccomandata con ricevuta di ritorno; ma a ciò si aggiunge il plus che la PEC garantisce anche l’integrità del contenuto» ci dice Gabriele Sposato, Direttore Marketing di Aruba.
«In termini normativi, il paese sta facendo molto per incentivare la digital transformation e l’adozione della PEC da parte di aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione. Il risultato è ovviamente la crescita costante dei soggetti che ne fanno un uso professionale, ma non meno rilevante è l’adozione da parte dei privati cittadini che in modo spontaneo adottano la PEC per la sua utilità e modernità».
«Ancora, mi preme porre l’accento sulla sicurezza dello strumento. Per legge i gestori dei servizi di PEC devono verificare che i messaggi non contengano virus informatici e malware. Questo significa che se un messaggio contiene un virus viene automaticamente scartato dai sistemi e non recapitato. Sempre parlando di sicurezza, inoltre, la PEC ha contenuto protetto».
«La legge vieta ai gestori PEC di avere conoscenza del contenuto delle informazioni trasmesse; quindi, su tutti i messaggi PEC c’è un vincolo di riservatezza, come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale».
«Ma guardando alla vision a lungo termine, si può dire che la PEC è riuscita negli anni a dare vita ad un sistema di comunicazione destinato a cambiare e migliorare le abitudini di milioni di italiani, incentivando il processo di dematerializzazione documentale, l’abbandono della carta, il risparmio di tempo e la riduzione degli spostamenti, e quindi dell’inquinamento».
«Esistono davvero moltissimi casi d’uso a dimostrazione del fatto che una PEC è tutto ciò che serve per portare avanti attività e pratiche giornaliere negli ambiti più disparati. Secondo una recente indagine che abbiamo condotto con IDC tra le PMI italiane, per il 38% degli intervistati, la PEC è essenziale per le comunicazioni dei rapporti previdenziali con INAIL, INPS e i Fondi di previdenza, per il 30% è indispensabile per le comunicazioni con l’Agenzia delle Entrate (ad esempio per F24, accertamenti con adesione, patent box ed ulteriori)».
«Ancora, il 23% la utilizza per contratti, accordi e negoziazioni tra partner commerciali, stakeholder e investitori, il 21% per fatture e ricevute di pagamento con clienti e fornitori, mentre il 14% per la compilazione di questionari e indagini ISTAT. Non solo, le società sono obbligate ad inserire, nel registro delle imprese, un indirizzo PEC che costituisce il proprio domicilio digitale. Ciò significa che è possibile effettuare tutte le comunicazioni tramite PEC, dando così pieno valore alla data e all’ora della comunicazione».
«Lo stesso vale per i professionisti iscritti agli albi, che sono tenuti ad indicare un indirizzo PEC al proprio ordine di appartenenza. E a breve lo stesso varrà anche per i privati, in quanto il domicilio digitale del cittadino sarà presto una realtà e nel concreto prenderà vita sotto forma di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata da comunicare al proprio comune di residenza. Ma i casi d’uso sono davvero innumerevoli, e coinvolgono i privati più di quanto si possa pensare».
«Con la PEC, ad esempio, si può richiedere un cambio di residenza, contestare formalmente un comportamento illecito, comunicare uno stato di malattia, iscriversi a concorsi, disdire un contratto, diffidare e mettere in mora un debitore, interrompere i termini di prescrizione, chiedere un certificato al Comune o a qualsiasi PA, comunicare un avvenuto pagamento e poterlo provare, proteggere i diritti d’autore di un testo e molto altro ancora».
Com’è cambiata la percezione della PEC tra le imprese italiane nel corso degli anni? Ancora Sposato: «Con il passare degli anni, sempre più imprese hanno compreso i vantaggi concreti che lo strumento poteva offrire al proprio business».
«Ultima riprova a livello temporale è stata quella che abbiamo vissuto nel corso del periodo emergenziale, in cui utilizzare i trust services, e nello specifico la PEC, è stata una vera e propria necessità, che ha consentito di portare avanti attività che alternativamente si sarebbero arenate per mesi».
«Abbiamo indagato anche a riguardo con IDC, scoprendo che la PEC è stata ritenuta importante per la digitalizzazione della propria impresa da oltre l’80% degli intervistati. Un dato molto significativo».
«Non solo, la nostra indagine ha evidenziato come il 98,5% delle aziende usa la PEC in modo continuativo, con l’82% degli intervistati che ne fa uso almeno una volta alla settimana. E con un utilizzo cross-settoriale che include l’ambito della finanza, della Pubblica Amministrazione locale o del commercio, solo per citare gli ambiti che hanno dichiarato un utilizzo più frequente».
Ad ogni modo, la PEC si appresta ad un cambiamento importante. Il mondo dei trust services è, effettivamente, ad un punto di svolta: è stata annunciata la realizzazione del primo schema interoperabile di eDelivery qualificato, con l’obiettivo di rendere la Posta Elettronica Certificata conforme al regolamento eIDAS ed interoperabile a livello europeo.
«Ciò significa, quindi, che a breve sarà possibile avere uno scambio telematico sicuro tra cittadini e imprese di tutti gli Stati Membri dell’Unione Europea. Un risultato che consentirà a tutti di utilizzare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata nelle comunicazioni verso la Pubblica Amministrazione o altri utenti, enti ed imprese europee, mantenendo il valore legale e la sicurezza che da sempre contraddistinguono questo strumento».
«D’altronde, la sicurezza e la validità legale offerte dalla PEC contribuiscono a snellire i procedimenti amministrativi, con l’obiettivo di accelerare ogni processo, e il fatto che a breve potranno farlo anche al di fuori dei confini nazionali rappresenta un traguardo importantissimo».