Se è vero che i cyber-criminali stanno diventando sempre più sofisticati, va osservato tuttavia come spesso il pericolo possa provenire anche dall’interno dell’azienda.
Da Dell giungono alcuni piccoli accorgimenti al fine di aiutare a proteggere i dati della propria azienda, che il produttore rende facilmente attivabili tramite le proprie soluzioni. 
Un primo step è di garantire la protezione delle password e accessi controllati differenziando i livello di accesso dei diversi utenti.
Un altro aspetto è di assicurarsi che tutti i documenti stampati siano conservati sotto chiave per esempio in un armadietto con lucchetto per mantenere ogni copia stampata di documenti riservati lontana da occhi indiscreti.
Altri punti sono di sfruttare i controlli per prevenire che gli utenti stampino o effettuino screen-shot dei file riservati e di usare la codifica sicura dei dati per impedire agli hacker di accedere ai file.
Se si hanno in archivio dati relativi ai clienti è necessario adottare misure ulteriori per proteggerli, per non incorrere in responsabilità legali in caso di violazioni della sicurezza. Grazie a un software di data encryption si ha la possibilità di evitare che qualcuno possa accedere alle informazioni che si vogliono proteggere.
Quando i documenti sono scansionati nel cloud sono a rischio di attacchi hacker o di accessi non consentiti, per cui è importante che ogni MFP (o scanner) possa effettuare la scansione di documenti interamente codificati.
