In un momento storico in cui il lavoro ibrido e remoto sono diventati la normalità, molte imprese sono ricorse a software per monitorare le attività dei propri collaboratori. Il monitoraggio dei dipendenti è diventata una pratica diffusa, ma non sempre viene eseguita nel modo più giusto e sicuro per il benessere aziendale.
Se da una parte il tracking dei dipendenti può migliorare la produttività e ridurre il rischio di burnout dei dipendenti con avvisi per pause dopo lunghe sessioni di lavoro, dall'altra ci sono importanti implicazioni legate alla privacy che possono rovinare il rapporto tra collaboratori e dirigenti.
Phil Muncaster di WeLiveSecurity ha esplicitato pro e contro dei cosiddetti "bossware", ovvero tutti quei software usati per il tracking delle attività dei dipendenti. Esistono molti tool disponibili sul mercato, ma di base eseguono tutti la stessa cosa: monitorano quali programmi usano i lavoratori durante il giorno e per quanto a lungo.
In alcuni casi il monitoraggio si spinge oltre e può comprendere anche la registrazione dello schermo e il log delle sequenze di tasti premuti, spesso senza che i dipendenti ne siano al corrente.
I tool di monitoraggio, spiega Muncaster, sono più comuni di quel che si può pensare: secondo uno studio di Digital, il 60% delle compagnie con lavoratori remoti usa uno o più bossware. Generalmente i tool controllano il contenuto delle email, la cronologia del browser e l'uso delle app, ma possono anche controllare i dipendenti tramite la webcam, accedere alle informazioni del GSP e tracciare i segni vitali e l'umore dei collaboratori.
Il monitoraggio, oltre che per contenere i livelli di stress e migliorare la produttività, può essere utile per mitigare i rischi legati a una scarsa educazione in cybersecurity e garantire un ambiente di lavoro più equo; d'altra parte, però, sapere di essere monitorati potrebbe aumentare lo stress dei dipendenti e demotivarli.
Il tracking limitato ai dispositivi e alle applicazioni, inoltre, non tiene conto del tempo passato a fare problem solving o altri task non digitali, dando così una visione piuttosto ristretta dell'effettiva operatività del singolo.
Monitoraggio dei dipendenti: cosa dice la legge?
Installare un tool per monitorare i dipendenti comporta una serie di implicazioni legali legate alla privacy dei dati. Nell'installare strumenti di monitoraggio le imprese devono fare attenzione alle regolamentazioni attive nel proprio Paese e rispettare gli obblighi di legge.
Per quanto riguarda l'Unione Europea, il GDPR permette l'uso di strumenti di monitoraggio, ma solo accompagnato da policy chiare e condivise coi propri dipendenti. I tool di tracking non devono ostacolare il lavoro dei collaboratori e l'attività di monitoraggio è limitata alle applicazioni in uso, mentre non è permesso tracciare l'uso di internet e il contenuto delle comunicazioni. Le organizzazioni che volessero monitorare anche le comunicazioni private devono essere supportare da presupposti giuridici ben delineati.
Negli Stati Uniti la legge federale per la privacy ECPA permette il monitoraggio delle comunicazioni digitali per motivi di business e solo su un dispositivo aziendale; è inoltre possibile monitorare l'uso dei social media e in generale l'attività su internet, oltre alla registrazione dello schermo e delle sequenze di tasti. L'ECPA non obbliga le imprese a notificare i dipendenti del tracciamento attivo.
Le imprese che volessero introdurre tool di monitoraggio devono approfondire le indicazioni della legge e trovare il giusto equilibrio per non invadere la privacy dei propri dipendenti.
Le aziende dovrebbero inoltre essere il più trasparenti possibile sulla natura del tracking che hanno intenzione di implementare, condividendo coi collaboratori i motivi della scelta e le pratiche usate per garantire la protezione dei dati raccolti.
Prima di ricorrere al monitoraggio, conclude Muncaster, si potrebbero vagliare delle alternative, per esempio prevedendo corsi per i propri dipendenti sul giusto comportamento da assumere durante le ore lavorative, oppure delle review regolari per valutare le performance ed eventualmente trovare soluzioni per migliorare.