La vita di ogni azienda è regolata dai processi interni: procedure sviluppate negli anni che permettono a clienti, dipendenti e collaboratori di portare avanti tutti gli aspetti del business che competono loro. L’avvento della digitalizzazione, però, ha costretto le aziende a ripensare queste procedure che spesso non sono ancora perfettamente tarate.
La firma elettronica è la risposta più immediata e semplice da implementare a questo tipo di problema. La sua grande flessibilità permette di rendere i processi aziendali molto più rigorosi, sicuri ed efficaci con una spesa molto contenuta.
Cos’è la firma elettronica
La firma elettronica non è altro che un insieme di dati collegati a un documento che ne certifica l’identità e il collegamento con altri documenti o dati. In altre parole, a un documento connesso all’identità di qualcuno o di “qualcosa” può corrispondere una sola firma elettronica, non replicabile né falsificabile.
In realtà, esistono diversi tipi di firma elettronica e i più utili nell’ambito dei processi aziendali sono la firma elettronica semplice e quella avanzata (FEA).
La prima è una forma di firma elettronica che avviene senza una procedura di identificazione diretta dell’identità. Ne è un esempio la possibilità di “firmare” digitalmente un documento tramite un codice inviato al firmatario usando un’app, un sms o un generatore fisico di codici (un token).
La seconda, invece, è una forma di firma elettronica che avviene dietro identificazione online della reale identità della persona. Di solito si effettua tramite una videochiamata nella quale la persona firmataria mostra un suo documento di identità.
Perché conviene usare la firma elettronica
Ricorrere alla firma elettronica permette di automatizzare e digitalizzare tutta una serie di procedure che se gestite su carta necessitano dell’utilizzo di grandi risorse umane senza aggiungere nulla al valore prodotto.
L’implementazione risulta molto semplice perché esistono servizi come Yousign che permettono di gestire tutto online, con rapidità, sicurezza e una spesa molto contenuta.
Facilita, inoltre, la comunicazione tra le varie parti di un accordo, che siano interne all’azienda o esterne, grazie a procedure molto lineari e completabili ovunque: in locale, in remoto o in mobilità.
Rende più sicuri tutti i documenti perché risultano semplici da integrare nel backup aziendale, mettendoli al sicuro da qualsiasi incidente che dovesse coinvolgere la struttura fisica degli uffici.
Insomma, la firma elettronica è un passo essenziale nella digitalizzazione del business, ma per fortuna è semplice da implementare a livello tecnico e ancora di più da usare.