Le aziende europee possono ottenere risparmi fino all'80% abbandonando i tradizionali processi basati sui documenti cartacei in favore della fatturazione elettronica.
Questo è quanto emerge da un report sponsorizzato da Ricoh Europe e pubblicato da Billentis. Il report mette in evidenza come quest'anno a livello mondiale verranno inviati 42 milioni di fatture elettroniche e di altri documenti digitali relativi a transazioni.
In questi ultimi anni alcuni fattori stanno velocizzando il passaggio alla digitalizzazione e all'e-invoicing. Vediamo in maggior dettaglio facendo riferimento ai dati rilevati da Ricoh.
Regolamentazioni da parte dei Governi di tutta Europa: la Danimarca ha fatto da pioniere eliminando le fatture elettroniche nella Pubblica Amministrazione già dal 2005; questo ha garantito un risparmio annuale di 150 milioni di euro ai contribuenti e di 50 milioni di euro alle imprese. In Italia i risparmi ottenuti grazie all'e-procurement si attestano a 3 miliardi di euro. Nel nostro Paese dal 31 marzo 2015 l'obbligo di fatturazione elettronica (in vigore dal 6 giugno 2014 per le amministrazioni centrali) è stato esteso a tutta la PA locale, compresi i Comuni, le Regioni e le Province.
Mobile e real-time business: l'e-invoicing consente di gestire in tempo reale le approvazioni delle fatture e i processi mediante dispositivi mobili.
Necessità di migliorare l'accuratezza del dato: molte aziende europee si trovano a gestire eccezioni e a svolgere controlli poiché i dati nelle fatture non sono corretti oppure una fattura è stata inviata al destinatario sbagliato. Tutto questo ovviamente rende necessarie attività manuali e allunga i pagamenti. L'e-invoicing garantisce la qualità del dato velocizzando quindi il processo di fatturazione.
Utilizzo dei Big Data: ogni anno vengono creati in tutto il mondo oltre 500 miliardi di fatture/documenti relativi a transazioni, ognuno dei quali contiene almeno dieci campi. La gestione cartacea e destrutturata delle fatture non consente di valorizzare tutti questi dati, cosa che è invece possibile grazie alla digitalizzazione.
Il dato di fatto è che la digitalizzazione, osserva Ricoh, non è più un fattore di differenziazione, ma un requisito fondamentale per riuscire a competere nel medio-lungo termine.