Williams, uno dei marchi storici della Formula 1, promette di introdurre nuove strategie per recuperare il divario tecnologico con i concorrenti. Il nuovo team principal, James Vowles, e il chief technical officer, Pat Fry, hanno espresso preoccupazioni sull'utilizzo di Microsoft Excel per la gestione di circa 20.000 parti individuali di un'auto da corsa, descrivendo il sistema come inadeguato e superato.
Da inizio 2023, Vowles e Fry hanno iniziato a rivedere i sistemi utilizzati dal team per progettare e costruire la loro monoposto. Hanno scoperto che il principale ostacolo era un'enorme cartella di lavoro Excel, definita "uno scherzo" da Vowles in un'intervista a The Race. La difficoltà di navigazione e aggiornamento del file, unita all'assenza di informazioni cruciali come il costo dei componenti, i tempi di produzione e lo stato degli ordini, rendeva impossibile una gestione efficiente delle priorità tra le varie sezioni dell'auto.
"Quando si inizia a inserire un tale livello di complessità, che è quello della Formula 1 moderna, il foglio di calcolo Excel cede e gli esseri umani falliscono. Ed è proprio lì che ci troviamo".
L'impiego di Excel, secondo Vowles, risulta inutile quando si tratta di tracciare centinaia di migliaia di componenti all'interno dell'organizzazione. La complessità e la varietà di stati in cui ogni parte può trovarsi (ordinata, in attesa, ispezionata, restituita) superano le capacità di gestione umana e del software, portando a inefficienze significative.
Le conseguenze di questa disorganizzazione sono state gravi: Williams ha mancato i test pre-stagionali nel 2019, i lavoratori sono stati costretti a cercare fisicamente i componenti nelle fabbriche, e sono stati dati la priorità ai pezzi sbagliati, mentre altri sono arrivati in ritardo o si sono accumulati. Nonostante il passaggio a un sistema di tracciamento più moderno sia stato descritto come "proibitivamente costoso" da Fry, tale evoluzione è ritenuta essenziale per evitare che il personale si spinga oltre i propri limiti fino al punto di rottura.
Tuttavia, l'uso diffuso e talvolta problematico di Excel non si limita alla Formula 1. Gli errori nei fogli di calcolo hanno causato problemi in vari settori, dimostrando che, nonostante la loro ubiquità e utilità, i fogli di calcolo possono anche essere fonte di errori significativi in organizzazioni di grandi dimensioni. La decisione della Williams di allontanarsi dall'uso di Excel per la gestione dei componenti dell'auto segna un importante passo avanti verso la sicurezza e l'efficienza nelle competizioni ad alta velocità.
