La comunicazione digitale, come messaggistica istantanea, email e videochiamate, ha sostituito in gran parte le interazioni di persona nella maggior parte dei luoghi di lavoro. Siamo tutti diventati comunicatori virtuali, e questo richiede un nuovo insieme di regole per il successo interpersonale. Il framework PING sintetizza le migliori pratiche per ottenere risultati ottimali quando si comunica attraverso la tecnologia.
Per questo motivo, Andrew Brodsky, professore di management presso la McCombs School of Business dell'Università del Texas a Austin e CEO di Ping Group, un'organizzazione che si concentra sulla comunicazione efficace nel mondo del lavoro, ha condiviso cinque consigli chiave tratti dal suo nuovo libro, Ping: The Secrets of Successful Virtual Communication. Si tratta di suggerimenti estremamente interessanti, motivo per cui ve li riportiamo di seguito.
1. P come Prospettiva (Perspective Taking)
Nella comunicazione virtuale, è più facile che si verifichino fraintendimenti. Questo non è solo dovuto alla mancanza di segnali non verbali, ma anche al fatto che è più semplice dimenticare che dall'altra parte c'è una persona reale. Quando vediamo un'immagine minuscola, sentiamo solo una voce o leggiamo un testo, tendiamo a concentrarci più su noi stessi che sull'interlocutore.
Nella comunicazione virtuale, è facile pensare che il nostro messaggio sia chiaro, ma spesso manca il contesto necessario per comprenderlo correttamente. Una mail che a te sembra amichevole potrebbe essere interpretata come condiscendente dal tuo collega. Per evitare fraintendimenti, leggi ad alta voce ciò che hai scritto con un tono diverso (ad esempio, sarcastico o entusiasta) per vedere se il significato cambia. Questo ti aiuterà a considerare meglio la prospettiva del destinatario.
2. I come Iniziativa (Initiative)
Nella comunicazione virtuale, c'è spesso un divario tra l'impressione che diamo e la realtà. Prendiamo l'esempio del Fyre Festival: un evento pubblicizzato come straordinario si è rivelato un disastro, con conseguenze legali e finanziarie gravi. Allo stesso modo, nel lavoro, chi comunica con frequenza (ad esempio, inviando brevi aggiornamenti quotidiani) viene spesso percepito come più impegnato rispetto a chi invia un unico messaggio lungo alla fine della settimana, anche se il contenuto è lo stesso.
Per dimostrare impegno e coinvolgimento, è importante prendere l'iniziativa di comunicare più spesso. Ad esempio, inviare aggiornamenti regolari o accendere la videocamera durante le riunioni può fare la differenza. Questi piccoli gesti aiutano a evitare di cadere nel tranello del "lontano dagli occhi, lontano dal cuore".
3. N come Non Verbale (Nonverbal)
Anche nella comunicazione virtuale, i segnali non verbali svolgono un ruolo cruciale. Un esempio curioso è quello di un agricoltore canadese che ha usato un'emoji del pollice in su per rispondere a un messaggio, pensando di non impegnarsi legalmente. Tuttavia, il tribunale ha stabilito che quell'emoji costituiva un accordo vincolante, costringendolo a pagare quasi $62.000.
La domanda è: dovremmo usare emoji o altri segnali non verbali nella comunicazione virtuale? La risposta dipende dalla situazione e dallo stile del tuo interlocutore. Se l'altra persona usa molte emoji o un linguaggio informale, seguire il suo esempio può migliorare la comunicazione. Uno studio ha dimostrato che imitare lo stile dell'interlocutore aumenta la fiducia e migliora i risultati del 30-39%. Anche nei messaggi di testo, il non verbale (come punteggiatura o emoticon) influenza come i messaggi vengono percepiti.
4. G come Obiettivi (Goals)
Prima di scegliere come comunicare (email, telefono, videochiamata), è fondamentale definire i tuoi obiettivi. Ad esempio, se devi mostrare emozioni che non senti davvero (come entusiasmo durante una chiamata con un cliente), il telefono può essere la scelta migliore: richiede più impegno rispetto a un'email, ma ti permette di nascondere meglio le tue emozioni reali.
Uno studio condotto in contesti diversi (negoziazioni, scuole internazionali) ha dimostrato che:
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Se sei autentico, le interazioni faccia a faccia o video sono le migliori.
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Se devi "fingere", il telefono è preferibile all'email, che rischia di sembrare poco autentica.
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La scelta del mezzo di comunicazione influisce su risultati come la soddisfazione del cliente o la qualità delle relazioni lavorative.
Definire i tuoi obiettivi ti aiuterà a scegliere il mezzo e il messaggio giusto per evitare brutte impressioni.
5. L'IA non sostituirà mai il tocco umano
Immagina di ricevere un'email di condoglianze generata da un'IA. Anche se il messaggio è appropriato, capisci subito che non è stato scritto personalmente dal mittente. Questo può farti sentire poco considerato. Le persone percepiscono come più autentiche le cose create da esseri umani, anche se sono identiche a quelle generate dall'IA.
L'IA può essere utile per aspetti secondari della comunicazione, come generare idee o riassumere conversazioni, ma non può sostituire il tocco umano nelle interazioni più importanti. Se il tuo interlocutore sospetta che stai usando l'IA per comunicare, potrebbe mettere in discussione l'autenticità di tutte le tue interazioni. Aggiungere un tocco personale alle comunicazioni chiave è un segnale forte del valore che attribuisci alla relazione.
