I dipendenti stanno già utilizzando strumenti come Copilot, ChatGPT e agenti integrati nelle piattaforme SaaS per automatizzare processi e semplificare i flussi di lavoro in autonomia, senza attendere l'approvazione dei dipartimenti informatici centrali. Si tratta del fenomeno noto come "Shadow AI" e, visto che a volte le conseguenze possono essere negative, è necessario attivarsi per limitarlo e governarlo.
Il fenomeno ricorda dinamiche già vissute in passato dalle organizzazioni. L'adozione delle applicazioni SaaS, il BYOD (Bring Your Own Device) e le piattaforme collaborative si sono diffuse ben prima che le politiche ufficiali fossero definite.
L'AI agentica segue lo stesso percorso ma a velocità esponenzialmente superiore. Secondo McKinsey, i dipendenti utilizzano l'intelligenza artificiale generativa tre volte più di quanto stimato dai responsabili IT, mentre solo il 28% delle aziende ha formalizzato politiche specifiche in materia, come rilevato dal Marketing AI Institute.
La realtà operativa di molte imprese conferma questa tendenza. Un responsabile marketing potrebbe aver costruito flussi di lavoro automatizzati per redigere e personalizzare email, mentre un analista finanziario utilizza copiloti per confrontare dati su diversi fogli di calcolo. Nel settore degli acquisti, i manager ricorrono ai modelli linguistici per confrontare fornitori di soluzioni software prima ancora di contattarli direttamente. Uno studio di 6sense indica che il 94% degli acquirenti B2B effettua già ricerche seguendo questa modalità.
Queste pratiche non rappresentano semplici espedienti per migliorare l'efficienza, ma costituiscono il nuovo standard operativo. La democratizzazione degli agenti AI rappresenta la base della prossima rivoluzione della produttività, e tentare di ricentralizzare il controllo equivale a combattere contro la forza di gravità. I CIO che comprendono questa dinamica possono trasformare l'IT da custode del cambiamento a catalizzatore strategico dell'innovazione.
Le opportunità offerte dall'AI agentica sono sostanziali per le organizzazioni che la gestiscono con intelligenza. Gli agenti possono gestire attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo come la redazione di contenuti, la preparazione di report e il controllo incrociato dei dati, liberando i dipendenti per concentrarsi su mansioni a maggior valore aggiunto. Forniscono inoltre dati contestualizzati in tempo reale, consentendo decisioni rapide senza attendere analisi manuali.
La cosiddetta innovazione dal basso può rappresentare un altro vantaggio: i dipendenti che conoscono meglio i processi possono risolvere direttamente le inefficienze senza passare attraverso l'IT centrale. Sicuramente è opportuno individuare queste persone in azienda e dare l'occasione di fare qualcosa per aumentare l'efficienza.
Rischi e problemi della Shadow AI
Secondo una ricerca condotta da Writer, azienda specializzata in AI generativa, due terzi dei dirigenti di livello C riconoscono tensioni tra i dipartimenti IT e le altre unità aziendali riguardo all'adozione dell'intelligenza artificiale. Questa situazione offre ai CIO l'opportunità di ridefinire il proprio ruolo, passando da controllori a guide strategiche del cambiamento.
Oltre a queste tensioni interne, ci sono rischi specifici legati agli agenti AI. La sicurezza dei dati costituisce una preoccupazione primaria: i dipendenti che sperimentano flussi di lavoro basati sull'AI potrebbero esporre involontariamente informazioni sensibili. La conformità normativa rappresenta un'altra sfida critica, poiché i flussi di lavoro che gestiscono dati finanziari o dei clienti senza controlli adeguati possono violare standard regolamentari. Inoltre, agenti che producono risultati distorti o imprecisi possono danneggiare la fiducia dei clienti con la stessa rapidità di una violazione dei sistemi informatici.
Il problema centrale non risiede nella sperimentazione dei dipendenti, ma nella mancanza di sincronizzazione tra governance e velocità dell'innovazione. Senza guardrail implementati precocemente, le aziende non solo si espongono a rischi operativi, ma compromettono anche la credibilità della leadership IT. La soluzione richiede un approccio che ridefina la governance non come vincolo, ma come condizione per un'innovazione sostenibile.
Il playbook per i CIO deve articolarsi su cinque pilastri fondamentali. Primo, stabilire standard per la sperimentazione sicura, creando ambienti sandbox dove i dipendenti possano testare idee senza compromettere dati critici. Secondo, progettare framework di governance leggeri ma efficaci, con regole chiare sull'accesso ai dati, l'utilizzo dei modelli e la validazione degli output, senza soffocare la creatività.
Bisogna poi prendere in costruzione di un sistema di collaborazione interdipartimentale che coinvolga legal, compliance, risorse umane e leader delle varie unità di business nella definizione congiunta dei parametri di innovazione sicura.
Senza questa collaborazione, l'IT rischia di essere percepito come collo di bottiglia anziché abilitatore. La formazione dei dipendenti rappresenta il quarto elemento cruciale: McKinsey evidenzia che circa metà dei lavoratori ritiene insufficiente il supporto ricevuto in ambito AI, e il 48% considera la formazione un elemento chiave per l'adozione. Investire in educazione permette ai CIO di costruire fiducia, ridurre abusi e accelerare l'implementazione.
Infine, misurare e migliorare continuamente attraverso il monitoraggio dell'utilizzo e la raccolta di feedback consente di adattare le politiche in modo dinamico. I guardrail non devono essere statici, ma evolvere insieme alla tecnologia e all'organizzazione. I CIO che adottano questo approccio trasformano i loro dipartimenti da ostacoli burocratici in facilitatori di crescita responsabile.
Il tempo della pianificazione teorica è terminato. L'AI agentica non rappresenta uno scenario futuro ma una realtà che sta già modificando i metodi di lavoro quotidiani. I CIO di successo devono agire rapidamente per stabilire standard e framework prima che l'adozione incontrollata sfugga di mano, ridefinendo l'IT non come dipartimento di conformità ma come fonte di vantaggio competitivo. La collaborazione con i leader aziendali deve tradurre l'adozione degli agenti in risultati misurabili come riduzione dei cicli di vendita e miglioramento dell'esperienza cliente.
Chi esita rischia l'esclusione dai processi di innovazione. I CIO incapaci di guidare l'implementazione dell'AI agenticale non si limitano a perdere opportunità, ma mettono in discussione la propria rilevanza organizzativa. Questa tecnologia rappresenta contemporaneamente un rischio e un'opportunità generazionale.
