Alcune best practice
Cosa va fatto? Premesso che non esiste la bacchetta magica, un primo banale intervento può essere realizzare un inventario: capire quali sono le informazioni presenti in azienda e quale tipo di retention debba essere applicata per ognuna di esse.
A tale riguardo, la condivisione delle informazioni tra tutte le organizzazioni interne in qualche modo coinvolte nel processo che le genera, diventa un requisito fondamentale per riuscire a definire i vincoli e individuare i dati vitali per l’azienda su cui concentrarsi.
Le tecniche di Information Lifecycle Management permettono di classificare le informazioni, definire i vincoli per ogni categoria e attivare metodologie standard per percorrere strade consolidate e comprovate sul campo; inoltre, provvedono a impostare regole e automatismi per la cancellazione delle informazioni che hanno superato il tempo di mantenimento. Tutto ciò è applicabile sia alle informazioni strutturate sia a quelle destrutturate, ormai preponderanti per volume e numero.
La predisposizione di un processo adeguato costituisce un buon punto di partenza ma, da sola, non basta perché vanno parimenti pianificate regole per verificare se l’organizzazione aziendale sia effettivamente in grado di rispettare i vincoli che si è imposta. L'informazione, infatti, non va solo conservata in modo "grezzo", perché la sua interpretazione cambia ed evolve nel tempo. Perciò il contenuto deve essere, oltre che accessibile, anche leggibile e interpretabile. A tale riguardo, per esempio, andrebbero anche conservati i metadati associati perché consentono di interpretare l’informazione nel modo corretto.
Per favorire il processo di conservazione la scelta dei media dovrebbe orientarsi su caratteristiche tali da impedire un accesso non autorizzato al dato, favorire la migrazione, prevedere attributi in linea con i requisiti normativi. L'adozione di soluzioni virtualizzate contribuisce ulteriormente a favorire il processo di conservazione a lungo termine perché garantisce indipendenza dal layer fisico e permette di realizzare processi di migrazione automatici anziché manuali. Le best practice per favorire le migrazioni a livello logico suggeriscono l’adozione di formati standard o, perlomeno, di grande diffusione.
Nel caso di conservazione di documenti dinamici è necessario poi predisporre meccanismi per la conservazione anche del contenuto. Se poi l’informazione viene incapsulata o compressa è fondamentale predisporre la conservazione degli strumenti necessari per estrarre il contenuto.
Tutto ciò va definito all’interno di processi basati su policy in cui è fondamentale ricordarsi che, oltre alle informazioni digitali, vi sono quelle analogiche a cui molto spesso quelle digitali fanno riferimento e senza le quali perdono di significato.