Molte problematiche da affrontare
Uno degli ostacoli per il mantenimento delle informazioni a lungo termine è la progressiva digitalizzazione che è, nel contempo, l’unico meccanismo che permetta di conservare la grande quantità di dati prodotti attualmente, in spazi ragionevoli e in modalità facilmente trasportabili e trasferibili.
Il problema maggiore, dal punto di vista dell’IT, è quello di provvedere a migrare le risorse col passare del tempo da un media fisico a un altro, mano a mano che sopravviene l’obsolescenza tecnologica.
La Stele di Rosetta (reperto fondamentale per la comprensione del geroglifico egiziano) ci ha trasmesso intatto un documento prodotto nel 196 a.C. scritto in antico geroglifico, egiziano demotico e greco, mentre diventa complicato riuscire a leggere i dati memorizzati con tecnologie che risalgono a solo pochi anni prima. Basti pensare che fino a qualche anno fa i floppy disk da 3 pollici e mezzo erano probabilmente il media più utilizzato all'interno degli uffici della Pubblica Amministrazione. E sfido il 99% degli appassionati di tecnologia a disporre delle risorse necessarie a estrare le informazioni contenute in una scheda perforata.
La scheda perforata: quando il computer non era ancora pc
Va ricordato che parlare di "retention" significa non solo conservare, ma anche controllare che il contenuto sia mantenuto nel tempo in conformità ai requisiti richiesti da normative e regolamenti. In Italia gli inibitori per una migrazione efficace sono molteplici e variano dalla mole enorme dei dati, al problema dei costi e delle risorse da dedicare nonché a un paniere normativo confuso e complicato.
Peraltro l'attività di preservazione e mantenimento delle informazioni spesso, all’interno dell’azienda, viene affidata a figure che detengono poco "potere decisionale", poiché questa attività non è sempre legata direttamente agli obiettivi di business dell’azienda; non può, infatti, sorprendere che un’azienda preferisca investire i propri capitali in nuove tecnologie o nell’attività commerciale, piuttosto che per mantenere leggibili dati fiscali vecchi di dieci anni.
Anche a livello di tecnologie la situazione non è completamente definita ed è ancora in corso la definizione di alcuni standard. Tra i principali problemi da affrontare vi sono la definizione dei requisiti e l’esigenza di distinguere maggiormente tra backup e archiviazione.
Accanto ai problemi per la migrazione "fisica" dei supporti su media utilizzabili dai moderni sistemi di lettura esiste poi il problema del formato "logico" con cui sono stati organizzati i dati, perché anch’esso è soggetto a obsolescenza.
Attualmente la scala temporale tipica su cui si ha un’evoluzione significativa del media fisico di memorizzazione/lettura è attualmente variabile tra 3 e 5 anni mentre a livello di risorse logiche l'intervallo varia tra 5 e 10 anni. Se riportati a un’esigenza di conservazione per 50 anni, questo significa dover effettuare come minimo dieci migrazioni a livello di risorsa fisica e 5 per la parte logica.